Gut kommunizieren am Arbeitsplatz

Hier­bei geht es nicht um den all­täg­li­chen Small Talk und „Flur­funk“ am Ar­beits­platz, dem al­ler­dings auch Be­deu­tung zu­kommt im In­ter­es­se des Be­triebs­kli­mas. Viel­mehr geht es um die ar­beits- und sach­be­zo­ge­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on, die in­ner­halb ge­wis­ser Re­geln statt­fin­den soll­te und in ers­ter Linie ver­ant­wort­lich ist für rei­bungs­lo­se Ab­läu­fe.

Das gilt so­wohl für Feed­back-Ein­zel­ge­sprä­che als auch für Team­be­spre­chun­gen. Nicht sel­ten kommt es ge­ra­de bei Team­be­spre­chun­gen zu un­ter­schied­li­chen Aus­le­gun­gen der Re­sul­ta­te und Teil­neh­men­de re­agie­ren zu­wei­len ver­ständ­nis­los, wenn sie von an­de­ren Be­tei­lig­ten deren In­ter­pre­ta­tio­nen des Ge­sprächs­in­halts er­fah­ren. Weil allzu oft nicht deut­lich wird, wie das Ge­sag­te ge­meint war.

Klar = ef­fek­tiv

Des­halb ist es un­er­läss­lich, Klar­text zu reden, wich­ti­ge Ent­schei­dun­gen zu­sam­men­zu­fas­sen und je­weils Ein­ver­neh­men über den Ge­sprächs­in­halt unter den Be­tei­lig­ten her­zu­stel­len. Bei ein­fa­chen Sach­ver­hal­ten kann dies auch mal münd­lich er­fol­gen, bei kom­ple­xe­ren Sach­ver­hal­ten und meh­re­ren Teil­neh­men­den aber immer mit einer schrift­li­chen Zu­sam­men­fas­sung der Ge­sprächs­er­geb­nis­se.

Wer klar kom­mu­ni­ziert, wird nicht nur bes­ser ver­stan­den, son­dern auch bes­ser an­ge­nom­men und re­spek­tiert, weil er die Zu­sam­men­ar­beit mit an­de­ren nicht un­nö­tig ver­kom­pli­ziert – egal ob das per E-Mail ge­schieht, was meis­tens die un­miss­ver­ständ­li­che­re und si­che­re­re Lö­sung dar­stellt, oder im per­sön­li­chen Ge­spräch, was al­ler­dings ein hö­he­res Maß an ge­gen­sei­ti­gem Ver­trau­en vor­aus­setzt. Die Er­fah­rung zeigt, dass zwi­schen­mensch­li­che Zer­würf­nis­se und ge­gen­sei­ti­ge Ab­leh­nung am Ar­beits­platz nicht sel­ten be­grün­det sind in ei­gent­lich ver­meid­ba­ren kom­mu­ni­ka­ti­ven Miss­ver­ständ­nis­sen.

Sach­li­che Schrift­form, aber mit Human Touch

Als sinn­voll er­wie­sen hat sich eine Mi­schung aus schrift­li­cher (E-Mail-)Zu­sam­men­fas­sung in Stich­wor­ten und per­sön­li­chem Ge­spräch oder Te­le­fo­nat unter den Be­tei­lig­ten, um schnel­le Ei­nig­keit zu er­zie­len und sich wo­mög­lich meh­re­re und zeit­auf­wen­di­ge E-Mail-Kor­rek­tur­schlei­fen zu er­spa­ren. Da reine E-Mail-Kon­ver­sa­tio­nen sich er­fah­rungs­ge­mäß recht schnell in die Länge zie­hen kön­nen, emp­feh­len sich immer auch ab­kür­zen­de Ge­sprächs­ein­hei­ten, um zeit­nah zu einer schrift­li­chen Schluss­ver­si­on zu ge­lan­gen.

Die gute alte Face-to-Face-Me­tho­de hat immer noch un­wi­der­leg­ba­re Vor­tei­le, auch wenn’s mal nur per Te­le­fon oder Video mög­lich sein soll­te. Der Fak­tor In­ter­ak­ti­on wird bei rei­nem Mail­ver­kehr, der immer nur in eine Rich­tung geht, prak­tisch aus­ge­schlos­sen. Zwi­schen­mensch­li­ches, der „Kitt“ einer ver­ständ­nis­vol­len Zu­sam­men­ar­beit, bleibt dabei zwangs­läu­fig auf der Stre­cke.

Der Schnell-Bau­kas­ten für gute schrift­li­che Ab­stim­mungs­vor­la­gen und Zu­sam­men­fas­sun­gen:

• Ein aus­sa­ge­kräf­ti­ger Be­treff sagt gleich, worum es geht.

• Weg­las­sen, worum es nicht geht, dafür schnell auf den Punkt kom­men und kon­zen­trie­ren auf die Kern­aus­sa­gen.

• Auf lang­wie­ri­ge Er­läu­te­run­gen ver­zich­ten, keine Kon­flik­te er­zeu­gen, son­dern Lö­sun­gen im Blick be­hal­ten.

• Keine zu­sätz­li­chen The­men ins Spiel brin­gen, die nicht Ge­gen­stand des ei­gent­li­chen Mee­tings oder Ge­sprächs waren.

• Ver­ständ­li­che Sprach­for­men wäh­len, spar­sam mit Ab­kür­zun­gen und Fremd­wör­tern um­ge­hen.