In unseren Coachings und Trainings für Führungspersonen gibt es ein Dauerthema: „Wie führe ich kritische Personalgespräche.“ Denn, wenn heikle Themen mit Mitarbeitenden besprochen werden müssen, kommen Emotionen ins Spiel. Als Führungsperson gilt es zu vermeiden, dass das Gespräch eskaliert und aus dem Ruder läuft.
Elementar wichtig ist eine gute Vorbereitung. Aus einer Emotion heraus ein schwieriges Gespräch zu führen – davon raten wir definitiv ab. Manche glauben, sie haben sich im Griff. Jedoch Tonfall und Körpersprache verraten die wahren Gefühle.
Wir empfehlen diese Vorgehensweise:
- Zum Gespräch inklusive Nennung des Themas einladen
Dies ist eine der häufigsten Fragen: „Soll ich ankündigen, um was es geht?“ Selbstverständlich! Auch der Gesprächspartner hat das Recht, sich auf das Thema vorzubereiten. Schließlich will man auf Augenhöhe miteinander sprechen. Wir machen dies, indem wir in der Termineinladung über Outlook im Betreff das Thema nennen: „Feedback zum Projekt XY oder zum Meeting XYZ“. In den Notizen dann z. B.: „Hallo Theo, ich möchte gerne über die Situation letzten Freitag während des Teammeetings sprechen. Mit deinem Verhalten und deiner Aussage zum Thema Qualitätskontrolle bin ich nicht einverstanden.“
- Gleich zur Sache kommen
Bei kritischen Gesprächen ist Small Talk unangemessen, ein Rumeiern ebenso. Eine freundliche Begrüßung als Zeichen des Respekts ist ausreichend. Dann sachlich und ohne Umwege über das Thema sprechen.
- Thema darlegen und Position klarmachen
Hier sind Ich-Botschaften wichtig sowie die Gründe für die Notwendigkeit des Gesprächs.
Beispiel: Thema: „Ich habe dich eingeladen, um über dein Verhalten im letzten Teammeeting zu sprechen. Ich habe mehrfach Aussagen von dir gehört, dass Geschwindigkeit vor Qualität gehe.“
Position: „Dies kann ich nicht tolerieren. Deine Aussagen führen dazu, dass das Thema Qualität in deinem Team zu wenig beachtet wird. Die Folge ist, dass wir erneut Kundenbeschwerden bekommen haben. Dies schadet unserer Reputation, senkt die Kundenzufriedenheit und im schlimmsten Fall verlieren wir Aufträge.“
- Eigene Gefühle einbringen
Manchmal ist es notwendig, seinen eigenen Gefühlen Raum zu geben. Auch dies sollte eine Führungsperson richtig machen. Laut werden, den Mitarbeitenden verbal angreifen oder sich gar lustig über ihn zu machen, ist ein absolutes No-Go. Souveräner wirkt man so: „Ich war über deine Aussagen zum Thema Qualität sehr überrascht und mich hat es auch sehr geärgert, weil wir bereits vor sechs Wochen darüber gesprochen hatten …“
- Appell und gemeinsame Lösung
Der Appell wird oft vergessen, ist aber fester Bestandteil jedes guten Gespräches. Was will man als Führungsperson verändern? Auch hier in die Ich-Botschaft gehen, z. B.: „Ich erwarte von dir, dass du dir Gedanken machst, wie du in deinem Team mit dem Thema Qualität umgehst. Lass uns dazu gleich einen Folgetermin vereinbaren, in dem wir über deine Vorschläge sprechen können.“ Damit bindet die Führungsperson seinen Mitarbeitenden aktiv in die Lösungsfindung ein, was zu mehr Akzeptanz derselben führt.
- Den Gesprächspartner aktiv einbinden
Dies erfolgt situativ, je nach Reaktion im Laufe des Gespräches. Hier helfen einfache Fragen, beispielsweise: „Wie denkst du über die Sache?“ „Mir ist wichtig, wie du den Sachverhalt einschätzt – beschreibe bitte deine Sichtweise.“
Wenn wir unsere Gesprächspartner einbinden, fördert dies den konstruktiven Gesprächsverlauf, selbst wenn die Meinungen unterschiedlich sind. Allein die Tatsache, dass der Führungsperson die Sichtweise des anderen wichtig ist, zeigt Respekt und kann die Situation entschärfen.
- Richtig reagieren auf Gesprächstaktiken
Üblicherweise reagieren Mitarbeitende, indem sie sich rechtfertigen wollen, kontern, indem sie vom Thema ablenken, anderen die Schuld geben oder sogar drohen. Das Wichtigste ist hier, sachlich zu bleiben und sich nicht provozieren zu lassen. Ebenso wichtig ist, dass man als Führungsperson immer die Gesprächsführung behält. Will der Mitarbeitende beispielsweise dadurch ablenken, dass in der Abteilung einer Kollegin Ähnliches vorgefallen ist, könnte eine Erwiderung so aussehen: „Theo, deine Kollegin Petra ist jetzt nicht hier. Ich werde deshalb nicht über sie sprechen. Wir beide reden gerade über deine Aussagen im letzten Teamworkshop …“
In unseren Führungsentwicklungsprogrammen und in Einzelcoachings ist das Thema „Schwierige Gespräche führen“ übrigens Standard. Wir üben typische Situationen, machen Übungen zu Beispielen von Teilnehmenden und vermitteln, in emotional belasteten Situationen die Ruhe zu bewahren.
Anfragen zu Kursen oder Einzelcoachings über team@karinbacher-consultants.de
