Heutzutage ist es enorm wichtig, sich auf eine Sache zu konzentrieren und im Arbeitsalltag den Fokus nicht zu verlieren.
Das entstresst und vermeidet Fehler. Gerade bei Meetings trifft dies in vielen Unternehmen nicht zu. Weswegen das Thema Meetings auf Platz drei der Haupt-Stressfaktoren bei Führungskräften rangiert. Zugenommen hat dies gerade in der Pandemie, indem man oft von einem zum nächsten virtuellen Treffen „geht“. Ohne Pause und ohne die Chance, sich kurz mal die Beine zu vertreten.
„Es verblüfft mich häufig, wie in vielen Unternehmen wertvolle Ressourcen für unnötige oder schlecht und im schlimmsten Fall gar nicht vorbereitete Meetings verschwendet werden. Eine gute Meetingkultur schafft mehr Produktivität“,
so die Überzeugung der Beraterin Karin Bacher.
Immer wieder erlebt man in einem Meeting, dass ein Handy klingelt, Mails am Laptop oder Tablet geschrieben werden oder jemand zu spät kommt. Das nervt und ist nicht zielführend. Wer keine Zeit für das Meeting hat, sollte am besten ganz wegbleiben oder nur zu den für ihn relevanten Themen dazustoßen. Deshalb haben wir hier als Inspiration sieben goldene Meetingregeln aufgestellt, um zielorientiert und erfolgreich ein Meeting durchzuführen. Gerne können diese angepasst oder ergänzt werden, ganz im Sinne einer individuellen Unternehmens-Meetingkultur:
Meetings beginnen immer pünktlich – egal ob alle anwesend sind oder nicht
Es ist schlicht eine Sache des Respekts, dass man die anderen Teilnehmenden nicht warten lässt. Und wenn es mal zu einer unvorhergesehenen Verspätung kommen sollte, einfach eine kurze Rückmeldung geben. Das ist auch bei Online-Meetings wichtig! In Zeiten des Homeoffice hat man oft ein Online-Meeting nach dem anderen – eine kurze Chatnachricht hilft den anderen, ihre Zeit entsprechend gut zu nutzen.
Jedes Meeting braucht eine Agenda
Es verhält sich genauso wie mit einem Navigationsgerät. Natürlich kann man ohne Navi auch sein Ziel erreichen, aber die Wahrscheinlichkeit, dass man eine falsche Abbiegung nimmt, eine längere Route wählt oder sich sogar verfährt, ist viel größer als mit einem Navi. Effizienz ist hier das Schlüsselwort. Und schließlich geht es um wertvolle Zeit.
Es existiert ein klar definiertes Ziel
„Meetings ohne Ziel braucht es nicht“, so die klare Aussage der Beraterin KarinBacher. Bevor ein Meeting einberufen wird, muss ein klares Ziel definiert und in einer Agenda formuliert werden.
Es gibt einen für das Meeting verantwortlichen Moderator
Er lädt alle Teilnehmenden ein, verschickt die Agenda mit der Zielfestlegung und informiert die Stakeholder im Nachhinein über die Meetingergebnisse.
Es besteht Protokollführungspflicht
Das Protokoll beinhaltet die Zusammenfassung der Ergebnisse und die Festlegung der nächsten Schritte mit klaren Verantwortlichkeiten. Es wird an alle Beteiligten und relevanten Personen versendet.
Laptops bleiben geschlossen und Smartphones werden zur Seite gelegt
Am besten ist es jedoch, alle Mobilgeräte bleiben in der Tasche.Wer gegen die vereinbarten Prinzipien verstößt, wird aktiv darauf angesprochenHier sind alle gefragt und jeder ist dazu angehalten, seine Meetingkollegen auf die Einhaltung der Regeln anzusprechen. Nur so etabliert sich eine Meetingkultur.
